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Erste Schritte mit Memida

Diese Seite führt Sie in etwa 15–30 Minuten von einem leeren Account zu einer arbeitsfähigen Grundkonfiguration – mit erstem Prüfmittel, Label, Standort und Nachweisen. Ziel ist nicht Vollständigkeit, sondern ein sauberer, praxistauglicher Start.

hinweis

Für wen? Qualitätsmanagement, Instandhaltung, Arbeitssicherheit, Laborleitung und Administratoren.

1) Voraussetzungen​

Damit die ersten Schritte reibungslos funktionieren, sollten folgende Punkte erfüllt sein:

  • Browser: Aktuelle Version von Chrome, Edge, Firefox oder Safari.
  • Zugriff: Benutzerkonto mit passenden Rollen und Rechten (mindestens Bearbeiten für Prüfmittel).
  • Optional – Etikettendruck: Ein Label-Drucker für den Aufkleber-Assistenten (beliebige Etikettenformate, z. B. kleinformatige Industrielabels).
  • Optional – Mobil arbeiten: Memida App (iOS/Android) zum Scannen von DataMatrix-Codes und zum mobilen Zugriff auf Prüfmittel.

2) Grundkonfiguration (einmalig)​

In diesem Schritt legen Sie die Stammdaten an, auf denen später alle Prüfmittel aufbauen. Das reduziert Doppelarbeit und sorgt für einheitliche Bezeichnungen.

  1. Benutzer und Rollen

    • Verantwortliche Personen anlegen (QM, Instandhaltung, Labor, Einkauf etc.).
    • Rollen vergeben: Wer darf Prüfmittel anlegen, bearbeiten, freigeben, archivieren?
    • Optional: Funktionspostfächer (z. B. qm@…) für Erinnerungen hinterlegen.

  2. Standorte und Lagerorte

    • Unternehmensstandorte erfassen (z. B. Werke, Außenstellen, Labore).
    • Gebäude oder Bereiche auf der Karte markieren.
    • Lagerorte definieren (z. B. „Wareneingang“, „Kalibrierlabor intern“, „Servicefahrzeug 1“).

  3. Kalibrierlabore / Dienstleister

    • Interne und externe Labore als Stammdaten eintragen.
    • Kontaktwege und Ansprechpartner ergänzen (E-Mail, Telefon, ggf. Kundennummer).
    • Optional: Typische Leistungen oder Prüfarten als Notiz erfassen.

  4. Gerätestammdaten

    • Hersteller, Modell- bzw. Typbezeichnungen und Kategorien anlegen.
    • Wo verfügbar, aus bestehenden Vorschlägen übernehmen, um Dubletten zu vermeiden.
    • Sinnvolle Gruppierungen (z. B. „Drehmomentschlüssel“, „Prüflehren“, „Temperaturfühler“) definieren.

  5. Zusätzliche Felder

    • Individuelle Felder anlegen, die für Ihr Unternehmen relevant sind, z. B.:
      • Einsatzbereich (Produktion, Labor, Wareneingang …)
      • Kritikalität / Messmittelklasse
      • Bezug auf Normen, Spezifikationen oder interne Dokumente
    • Entscheiden, welche Felder Pflichtfelder sind und wo Freitext sinnvoll ist.

3) Ihr erster End-to-End-Workflow (ca. 10 Minuten)​

Der folgende Ablauf (aufklappbar) bildet den typischen Weg eines neuen Prüfmittels ab – von der Anlage bis zum ersten Nachweis.

Schritt A – Prüfmittel anlegen
  1. In der Prüfmittelliste Neu bzw. Hinzufügen wählen.
  2. Stammdaten eingeben:
    • Bezeichnung des Prüfmittels
    • interne Ident-Nr.
    • Seriennummer (falls vorhanden)
    • Kostenstelle bzw. organisatorische Zuordnung
  3. Kalibrierung aktivieren (falls relevant) und festlegen:
    • Kalibrierintervall (z. B. 12 Monate)
    • zuständiges Kalibrierlabor / Dienstleister
  4. Standort / Lagerort setzen:
    • Standort wählen
    • Gebäude bzw. Bereich auf der Karte markieren
    • Lagerplatz auswählen oder neu anlegen

Nach dem Speichern steht die digitale Prüfmittelakte mit Stammdaten und Grundstatus bereit.

Schritt B (optional) – Label erzeugen und drucken
  1. Im Aufkleber-Assistent eine passende Vorlage wählen oder neu anlegen (Größe, Inhalte, Platzierung des DataMatrix-Codes).
  2. In der Prüfmittelliste das neue Prüfmittel markieren → Mehrfachaktionen → Aufkleber.
  3. Vorlage auswählen → PDF generieren → an den Etikettendrucker senden.
  4. Label am Gerät anbringen. Der DataMatrix-Code verknüpft das physische Prüfmittel mit seiner digitalen Akte in Memida.
Schritt C (optional) – Scannen und Details prüfen
  1. Memida App auf dem Smartphone öffnen.
  2. DataMatrix-Code des soeben gelabelten Prüfmittels scannen.
  3. Die Detailseite des Prüfmittels öffnet sich:
    • Status und nächste Fälligkeit
    • Standort und Kostenstelle
    • bisherige Historie (zu Beginn noch leer)

Damit ist der vollständige Weg „Gerät im System“ → „Gerät vor Ort“ einmal durchgespielt.

Schritt D – Nachweise ergänzen
  1. Einen aktuellen Prüfbericht (z. B. Kalibrierschein als PDF) hochladen und zuordnen.
  2. Die zugehörige Prüfanweisung hinterlegen – z. B. interne Prüfvorschrift oder Normenbezug.
  3. Kommentar / Beschreibung nutzen, um sicherheitsrelevante Hinweise oder Einschränkungen zu dokumentieren.
  4. Bilder hochladen und als „Bild des Prüfmittels“ typisieren; sie erscheinen im Kopfbereich der Detailseite.

Nach diesem Schritt ist das erste Prüfmittel vollständig dokumentiert und auditfähig nachvollziehbar.

4) Arbeiten mit Listen, Filtern und Exporten​

Sobald mehrere Prüfmittel im System sind, werden Listen zum zentralen Arbeitswerkzeug.

  • Spalten ein- und ausblenden, um die Liste an den eigenen Arbeitsalltag anzupassen.
  • Filter und Suche kombinieren, z. B.:
    • Status = „Kalibrierung fällig“
    • Standort = „Werk 2“
    • Kategorie = „Drehmomentschlüssel“
  • Gefilterte Listen als CSV, Excel oder PDF exportieren – etwa für Audits, interne Reviews oder Besprechungen.

5) Fälligkeiten und Eskalation im Griff​

Memida berechnet Fälligkeiten automatisch anhand der hinterlegten Intervalle.

  • Pro Prüfmittel werden Intervall und nächster Prüftermin gepflegt.
  • In der Liste und in der Detailansicht ist der Fälligkeitsstatus sichtbar (z. B. „in Vorbereitung“, „bald fällig“, „überfällig“).
  • Vorfälligkeits-Hinweise helfen, Prüfungen rechtzeitig einzuplanen.
  • E-Mail-Erinnerungen und Eskalationsregeln unterstützen die systematische Abarbeitung überfälliger Prüfmittel.

6) Rollen, Rechte und Qualitätssicherung​

Zum Abschluss lohnt ein Blick auf die Qualität der erfassten Daten und die Verteilung der Verantwortlichkeiten.

  • Rollen und Rechte

    • Rollen definieren, z. B. Lesen, Bearbeiten, Freigeben, Administrieren.
    • Sicherstellen, dass kritische Aktionen (z. B. Archivieren, Intervalle ändern) nur von berechtigten Personen durchgeführt werden können.

  • Pflichtfelder und Vorgabetexte

    • Wichtige Stammdaten als Pflichtfelder konfigurieren, um Lücken zu vermeiden.
    • Vorgabetexte nutzen, um einheitliche Bezeichnungen und Klassifikationen durchzusetzen.

  • Historie

    • Jede Aktion am Prüfmittel (Anlegen, Ändern, Statuswechsel, Archivieren) erzeugt einen revisionssicheren Eintrag.
    • In Audits lässt sich damit nachvollziehen, wer wann welche Änderung vorgenommen oder freigegeben hat.

Nach diesen Schritten verfügt Ihr Unternehmen über eine erste, konsistente Basis in Memida – mit realen Prüfmitteln, klaren Zuständigkeiten und einem vollständigen Beispielprozess vom Anlegen bis zum Nachweis.

Unterstützung bei offenen Fragen​

Schauen Sie zunächst in unserem Hilfe-Bereich nach, ob Ihre Frage dort bereits beantwortet wird. Viele typische Themen – von den ersten Schritten bis hin zu speziellen Funktionen – sind dort Schritt für Schritt beschrieben.

Bleiben Fragen offen, erreichen Sie unser Support-Team direkt über den In-App-Service. Beschreiben Sie Ihr Anliegen möglichst konkret (Bereich, betroffene Prüfmittel), damit wir schnell helfen können.
Alternativ können Sie uns eine E-Mail an kontakt(at)memida.de senden. Der Support ist im Abonnement enthalten; es fallen keine zusätzlichen Kosten an.

Online-Session​

Auf Wunsch können Sie eine individuelle Online-Demo buchen – zum Beispiel für den Einstieg eines Teams oder zur Klärung spezieller Anwendungsfälle. Fragen Sie bei Bedarf einfach über ein Ticket oder per E-Mail nach; wir vereinbaren dann gemeinsam einen passenden Termin.