Benutzer

Der Menüpunkt Benutzer bringt Sie zur Benutzerverwaltung. Je nach Berechtigungen können hier Benutzer hinzugefügt, bearbeitet, eingeladen oder archiviert werden.

Abb.:1 Berechtigungen in der Benutzerliste

Die Statussymbole (1) zeigen die Berechtigungen je Funktionsbereich. Die Übersicht sehen Admins und Benutzer mit Benutzer bearbeiten.

• Alle verfügbaren Rechte
• Teilweise berechtigt
• Keine Rechte
• Nicht verfügbar
• Status wird geladen / nicht verfügbar

Das Schloss kennzeichnet einen Bereich ohne verfügbare Rechte. Das Fragezeichen bedeutet, dass der Rechtestatus noch geladen wird oder nicht angezeigt werden kann.

Beim Überfahren eines Statussymbols zeigt der Tooltip (2) den Bereich, den Status und die Anzahl der vergebenen Rechte – im Beispiel 9 von 10 Berechtigungen für Prüfmittel. Die Anzeige beschreibt Funktionsrechte, keine Firmen- oder Kostenstellenzuordnung.

Benutzer hinzufügen

Durch einen Klick auf den Button HINZUFÜGEN öffnet sich der Dialog für das Hinzufügen eines neuen Benutzers.

Abb.:2 Benutzer hinzufügen

Nachdem alle Felder korrekt ausgefüllt sind, kann der Benutzer durch Klicken auf Erstellen angelegt werden.

Gruppe

Abb.:3 Auswahl der Gruppe

Benutzer:innen werden einer Benutzergruppe zugewiesen. Die Gruppe definiert die Standard-Berechtigungen und dient als Ausgangspunkt für die Vergabe der Berechtigungen.

Standardgruppen

Memida verwendet die drei Standardgruppen Admin, User und Viewer. Die Berechtigungen können pro Benutzer individuell angepasst werden.

Individuelle Berechtigungen

Wenn für einen Benutzer keine individuellen Berechtigungen gespeichert sind, greift automatisch das Standard-Berechtigungsprofil der Gruppe. Sobald Berechtigungen direkt am Benutzer gesetzt werden, sind diese maßgeblich. Paket- und Subscription-Grenzen werden dabei automatisch berücksichtigt.

Abb.:4 Gruppen und Standardrechte

Gruppe	Geltungsbereich	Hinweise
Admin	unternehmensweit / firmenübergreifend	Nur Admins können den Unternehmens-Account verwalten, neue Firmen anlegen und die Subscription verwalten.
User	Firmenebene	Für die operative Arbeit innerhalb der zugeordneten Firma. Rechte können individuell angepasst werden.
Viewer	Firmenebene	Für überwiegend lesenden Zugriff innerhalb der zugeordneten Firma. Rechte können individuell angepasst werden.

User und Viewer arbeiten immer innerhalb der zugeordneten Firma. Firmenübergreifende Verwaltungsaufgaben bleiben Admins vorbehalten.

Berechtigungen

Das Berechtigungssystem unterscheidet in vielen Bereichen zwischen ansehen, bearbeiten und einzelnen Spezialaktionen.

Zu den typischen Berechtigungen gehören unter anderem:

• Benutzer ansehen und bearbeiten
• Prüfmittel ansehen, bearbeiten, archivieren, exportieren, Dateien verwalten und Kommentare hinzufügen
• Kostenstellen ansehen, bearbeiten, löschen sowie Benutzer oder Prüfmittel zuweisen
• Prüfberichte und Prüfanweisungen ansehen und bearbeiten
• Labels, Stammdaten und Zusatzfelder verwalten
• API, Webhooks und Datenexporte separat freigeben

Bestimmte Funktionen bleiben grundsätzlich Admins vorbehalten. Dazu gehören:

• Unternehmens-Account verwalten
• neue Firmen anlegen
• Subscription verwalten

Andere Verwaltungsfunktionen richten sich dagegen nach der konkret vergebenen Berechtigung (Abb. 4, Markierung 3) und nicht nur nach der Gruppe.

Berechtigungen beim Anlegen anpassen

Beim Anlegen eines Benutzers wählen Sie zunächst eine Gruppe. Anschließend können die vorgeschlagenen Berechtigungen geprüft und bei Bedarf individuell angepasst werden (Abb. 4, Markierung 2).

Damit lassen sich Benutzer sehr gezielt freischalten, ohne pauschal umfassende Administratorrechte vergeben zu müssen.

Onboarding

Im Anschluss an das Erstellen eines neuen Benutzers wird die neue Benutzer:in per E-Mail zu Memida eingeladen.

Wird die Einladung durch Klicken auf den entsprechenden Button in der E-Mail angenommen, erhält die Benutzer:in eine weitere E-Mail mit der Aufforderung, ein Kennwort zu vergeben.

Daraufhin öffnet sich der Dialog zur Vergabe eines Kennwortes. Nachdem das Kennwort korrekt vergeben wurde, wird dies noch einmal per E-Mail bestätigt.

Benutzerdetails anzeigen

Durch Klicken auf den Namen eines Benutzers in der Benutzerliste wird der Dialog mit den Benutzerdetails angezeigt. Je nach Berechtigung stehen dort zusätzliche Verwaltungsaktionen zur Verfügung.

Berechtigungen bearbeiten

Öffnen Sie die Berechtigungen über die Benutzerdetails (Abb. 4, Markierung 1) oder direkt über ein Statussymbol in der Benutzerliste. Einzelne Rechte lassen sich ergänzen oder entziehen, ohne die Gruppe des Benutzers zu ändern.

Abb.:5 Berechtigungen aus der Benutzerliste bearbeiten

Klicken Sie in der Benutzerzeile auf das Statussymbol des gewünschten Bereichs (1). Der Editor Berechtigungen öffnet den zugehörigen Bereich, im Beispiel Prüfmittel (2). Häkchen kennzeichnen die ausgewählten Einzelrechte. Passen Sie die Auswahl bei Bedarf an und übernehmen Sie Ihre Änderungen mit Speichern.

Benutzer einer Kostenstelle zuweisen

Am Ende des Dialogs mit den Benutzerdetails wird eine Sektion mit der Liste der Kostenstellen angezeigt, denen die Benutzer:in zugeordnet ist.

Mit dem + am rechten oberen Rand der Sektion kann eine Kostenstelle hinzugefügt werden.

Benachrichtigung für die Kostenstelle aktivieren

Durch einen Klick auf die drei Punkte am Ende jeder Zeile in der Liste kann im erscheinenden Kontextmenü die Benachrichtigung für diese Kostenstelle aktiviert werden.

Benachrichtigung für die Kostenstelle deaktivieren

Durch einen Klick auf die drei Punkte am Ende jeder Zeile in der Liste kann im erscheinenden Kontextmenü die Benachrichtigung für diese Kostenstelle deaktiviert werden.

Benutzer von Kostenstelle entfernen

Durch einen Klick auf die drei Punkte am Ende jeder Zeile in der Liste kann im erscheinenden Kontextmenü die Zuordnung zwischen Benutzer und Kostenstelle entfernt werden.

Einladung erneut versenden

Der Button AKTION bietet die Möglichkeit, die Einladung zu Memida erneut zu versenden.

Diese Aktion muss in einem Dialog noch einmal bestätigt werden, bevor die Einladung verschickt wird.

Benutzer archivieren

Der Button AKTION bietet auch die Möglichkeit, den Benutzeraccount zu archivieren. Archivierte Benutzer:innen verhalten sich wie nicht vorhandene Benutzer. Eine Anmeldung am System ist für archivierte Benutzeraccounts nicht mehr möglich.

Archivierte Benutzer reaktivieren

Archivierte Benutzer:innen werden nicht in der Standardliste angezeigt. Diese können durch einen Klick auf Filter und dann auf Archiviert aufgelistet werden.

Durch Klicken auf den Namen werden die Benutzerdetails angezeigt.

Der Button AKTION bietet bei archivierten Benutzer:innen die Möglichkeit, den Benutzeraccount zu reaktivieren.

Diese Aktion muss in einem Dialog noch einmal bestätigt werden, bevor der Benutzer reaktiviert wird.