Prüfmittel strukturiert importieren
Der neue Prüfmittelimport macht aus einer Tabelle keinen Blindflug. Memida liest CSV-, Excel- und OpenDocument-Dateien ein, erkennt passende Spalten, prüft jede Zeile und zeigt vor dem Speichern, welche Daten übernommen, korrigiert oder bewusst ausgelassen werden müssen.
Damit eignet sich der Import nicht nur für die erste Datenübernahme, sondern auch für regelmäßige Aktualisierungen. Bestehende Prüfmittel können über ihre Memida-ID aktualisiert werden, neue Prüfmittel werden aus den Zeilen angelegt, die noch keinen Bezug zum Bestand haben.
Abb.:1 Importablauf
Von der Tabelle zur geprüften Importliste
Der Import beginnt bei (1) mit dem Hochladen der Datei. Die Tabelle kann ausgewählt oder per Drag-and-drop in den Importbereich gezogen werden. Memida analysiert anschließend das erste Tabellenblatt und schlägt automatisch vor, welche Spalten zu welchen Prüfmittelfeldern passen. Bevor daraus eine Importliste entsteht, wird bei (2) die Feldzuordnung geprüft: Dort ist sichtbar, welche Dateispalte welchem Importfeld zugeordnet wurde, welche Zuordnungen entfernt werden können und welche Pflichtfelder für neue Prüfmittel relevant sind.
Aus dieser geprüften Zuordnung entsteht bei (3) die Importliste. Jede Zeile erhält einen klaren Status: bereit, fehlerhaft, unverändert, importiert oder mit Importfehler. Von hier aus können einzelne Zeilen korrigiert, erneut geprüft und anschließend gezielt importiert werden.
Das ist besonders bei historisch gewachsenen Listen wichtig. Unterschiedliche Schreibweisen, leere Felder, alte Kostenstellen oder gemischte Standortangaben fallen auf, bevor sie den Datenbestand verändern.
Korrigieren, ohne den Import zu verlassen
Fehlerhafte Zeilen können direkt im Import bearbeitet werden. Der Editor zeigt alle Importfelder, erkennt Änderungen und prüft automatisch erneut, sobald Werte angepasst wurden. Für neue Prüfmittel kann ein vorhandener Stammdatensatz aus dem System gewählt werden. Hersteller, Modell und Prüfmittelart werden dann aus den Stammdaten übernommen.
Abb.:2 Importeditor
Fachliche Regeln bleiben erhalten
Der Import nutzt dieselben fachlichen Leitplanken wie die manuelle Anlage. Neue Prüfmittel benötigen eine Ident.Nr., ein Modell und eine gültige Kostenstelle. Datumswerte, Zusatzfelder, Standorte, Bereiche, Kostenstellen und Kalibrierinformationen werden geprüft.
Auch die häufigen Randfälle sind abgedeckt. Wenn eine Kalibrierpflicht leer bleibt, aber ein Prüfintervall oder ein nächster Prüftermin gesetzt ist, wird die Kalibrierpflicht daraus abgeleitet. Wenn die Kalibrierpflicht ausdrücklich "Nein" ist, werden widersprüchliche Intervalle erkannt.
Weitere Informationen zu den betroffenen Bereichen finden Sie in unserem Handbuch.