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Prüfmittel importieren

Mit dem Prüfmittelimport können größere Bestände aus Tabellen übernommen oder bestehende Prüfmittel gezielt aktualisiert werden. Memida führt Sie dabei durch vier Schritte: Datei hochladen, Spalten zuordnen, Zeilen prüfen und freigegebene Zeilen importieren.

Der Import ist besonders hilfreich, wenn viele Prüfmittel aus einer Altliste, aus einem ERP-System oder aus einer extern gepflegten Excel-Datei übernommen werden sollen. Vor dem Speichern prüft Memida jede Zeile und zeigt verständliche Hinweise an, damit fehlerhafte Daten nicht unbemerkt in den Bestand gelangen.

Abb.:1 Datei-Upload

Datei vorbereiten​

Unterstützt werden Dateien in den Formaten CSV, XLS, XLSX, ODS und FODS. Bei Arbeitsmappen wird das erste Tabellenblatt gelesen. Die erste gefüllte Zeile wird als Kopfzeile verwendet, alle folgenden gefüllten Zeilen werden als Importdatensätze behandelt.

Für neue Prüfmittel sind mindestens die Ident.Nr., das Modell und eine vorhandene Kostenstelle erforderlich und angelegt werden, solange die übrigen Pflichtangaben und Stammdatenregeln erfüllt sind.

tipp

Benennen Sie Spalten möglichst sprechend, zum Beispiel "Ident.Nr.", "Modell", "Kostenstelle", "Standort" oder "Nächstes Prüfdatum". Memida erkennt viele gängige Schreibweisen automatisch.

Spalten zuordnen​

Nach dem Hochladen schlägt Memida eine Zuordnung zwischen Tabellenspalten und Importfeldern vor. Diese Zuordnung kann vor der Prüfung angepasst werden. Nicht benötigte Spalten bleiben einfach unzugeordnet.

Abb.:2 Spaltenzuordnung prüfen

(1) Oben werden die verfügbaren Dateispalten angezeigt. Diese Spalten stammen aus der hochgeladenen Importdatei und können einem Importfeld zugeordnet werden.

(2) Rechts in jeder Feldzeile sehen Sie die aktuell zugeordnete Dateispalte. Über das X kann die Zuordnung entfernt werden, zum Beispiel wenn Memida eine Spalte automatisch falsch erkannt hat oder die Spalte nicht importiert werden soll.

(3) Pflichtfelder sind mit "Pflicht" gekennzeichnet. Für neue Prüfmittel müssen diese Felder zugeordnet beziehungsweise später im Importeditor gefüllt werden, damit die Zeile importiert werden kann.

Bei Standortdaten unterstützt Memida auch kombinierte Werte. Wenn nur eine Spalte für Standort oder Bereich zugeordnet ist und der Wert durch Komma oder Schrägstrich getrennt ist, kann Memida daraus Standort und Bereich/Platz ableiten.

Prüfung der Importzeilen​

Nach der Zuordnung werden die Zeilen geprüft. Dabei laufen zunächst schnelle Prüfungen und anschließend die fachlichen Prüfungen. Jede Zeile erhält einen Status und kann vor dem Import geöffnet, korrigiert oder übersprungen werden.

Abb.:3 Prüfliste

Typische Prüfungen sind:

  • Pflichtfelder für neue Prüfmittel
  • doppelte Ident.Nr. innerhalb der Datei
  • bereits vorhandene Ident.Nr. im Bestand
  • gültige Datumswerte
  • gültige Kostenstellen, Standorte, Bereiche und Kalibrierlabore
  • fachlich passende Kalibrierpflicht, Prüfintervall und nächster Prüftermin
  • gültige Zusatzfelder entsprechend ihrer Konfiguration

Zeilen mit Fehlern werden nicht importiert, bis sie korrigiert sind. Zeilen ohne Änderungen an einem bestehenden Prüfmittel können als unverändert erkannt werden.

Zeilen bearbeiten​

Über "Bearbeiten" wird eine Importzeile in einem Editor geöffnet. Dort können alle Importfelder direkt angepasst werden. Änderungen setzen die Zeile wieder auf Entwurf; danach prüft Memida die Zeile automatisch erneut.

Abb.:4 Zeilen-Editor

Bei neuen Prüfmitteln kann oben im Editor ein vorhandener Stammdatensatz aus dem System gewählt werden. Dadurch werden Hersteller, Modell und Prüfmittelart aus den Stammdaten übernommen. Neue Stammdaten müssen vor einem Import im System hinterlegt sein.

Mit den Pfeiltasten links und rechts können Sie im geöffneten Editor zwischen den Importzeilen wechseln.

Neue Prüfmittel und Aktualisierungen​

Neue Prüfmittel werden angelegt, wenn die Importzeile keine Memida-ID beziehungsweise ID enthält. Enthält eine Zeile eine gültige ID aus einem Export oder der API, aktualisiert Memida das bestehende Prüfmittel.

Bei Aktualisierungen bleiben Ident.Nr., Hersteller, Modell und Prüfmittelart gesperrt. Diese Felder gehören zu den identifizierenden Stammdaten des Prüfmittels und werden im Update-Import nicht verändert. Änderbare Felder wie Seriennummer, Kostenstelle, Standort, nächstes Prüfdatum, Kalibrierlabor und Zusatzfelder können aktualisiert werden.

Standort und Bereich/Platz​

Standort und Bereich/Platz werden gemeinsam geprüft. Ein Bereich gehört immer zu einem Standort. Wenn beim Bearbeiten der Standort geändert wird und der bisherige Bereich nicht mehr zu diesem Standort passt, wird der Bereich verworfen.

Wenn ein Bereich angegeben wird, aber kein Standort vorhanden ist, meldet Memida einen Fehler. Fehlt ein Standort oder Bereich im System, kann Memida je nach Berechtigung anzeigen, dass ein neuer Stammdatensatz entstehen würde.

Kalibrierpflicht und Prüfintervall​

Memida behandelt Prüfpflicht, Kalibrierpflicht und Prüfintervall bewusst streng, weil daraus Fälligkeiten berechnet werden.

Wenn "Kalibrierpflichtig" leer bleibt, aber ein nächstes Prüfdatum oder ein Prüfintervall angegeben ist, setzt Memida die Kalibrierpflicht für diese Zeile auf "Ja". Ein gesetztes Intervall bedeutet fachlich, dass das Prüfmittel wiederkehrend geprüft werden soll.

Wenn "Kalibrierpflichtig" ausdrücklich auf "Nein" steht, darf kein vollständiges Prüfintervall gesetzt sein. Eine alleinstehende Einheit wie "months" ohne Zahl wird bei nicht kalibrierpflichtigen Prüfmitteln ignoriert und erzeugt keinen Fehler. Ein tatsächlicher Zahlenwert, zum Beispiel "12", bleibt dagegen ein fachlicher Widerspruch und muss korrigiert werden.

Bei neuen kalibrierpflichtigen Prüfmitteln ergänzt Memida ohne eigenes Intervall standardmäßig 12 Monate. Wenn kein Lieferdatum angegeben ist, setzt das Backend beim Anlegen ein Lieferdatum, damit der nächste Prüftermin zuverlässig berechnet werden kann.

Import abschließen​

Importiert werden nur Zeilen, die erfolgreich geprüft wurden. Während des Imports zeigt Memida den Fortschritt an. Wenn einzelne Zeilen beim Speichern fehlschlagen, bleiben die Fehler an der betroffenen Zeile sichtbar und können nachbearbeitet werden.

Nach dem Import sind neu angelegte und aktualisierte Prüfmittel in der Prüfmittelliste sichtbar. Änderungen an bestehenden Prüfmitteln werden in der Historie des Prüfmittels dokumentiert.