Benutzer
Der Menüpunkt Benutzer bringt Sie zur Benutzerverwaltung. Je nach Berechtigungen können hier Benutzer hinzugefügt, bearbeitet, eingeladen oder archiviert werden.
Abb.:1 Benutzerverwaltung
Benutzer hinzufügen
Durch einen Klick auf den Button HINZUFÜGEN öffnet sich der Dialog für das Hinzufügen eines neuen Benutzers.
Abb.:2 Benutzer hinzufügen
Nachdem alle Felder korrekt ausgefüllt sind, kann der Benutzer durch Klicken auf Erstellen angelegt werden.
Gruppe
Abb.:3 Auswahl der Gruppe
Benutzer:innen werden einer Benutzergruppe zugewiesen. Die Gruppe definiert die Standard-Berechtigungen und dient als Ausgangspunkt für die Vergabe der Berechtigungen.
Standardgruppen
Memida verwendet die drei Standardgruppen Admin, User und Viewer. Die Berechtigungen können pro Benutzer individuell angepasst werden.
Wenn für einen Benutzer keine individuellen Berechtigungen gespeichert sind, greift automatisch das Standard-Berechtigungsprofil der Gruppe. Sobald Berechtigungen direkt am Benutzer gesetzt werden, sind diese maßgeblich. Paket- und Subscription-Grenzen werden dabei automatisch berücksichtigt.
Abb.:4 Gruppen und Standardrechte
| Gruppe | Geltungsbereich | Hinweise |
|---|---|---|
| Admin | unternehmensweit / firmenübergreifend | Nur Admins können den Unternehmens-Account verwalten, neue Firmen anlegen und die Subscription verwalten. |
| User | Firmenebene | Für die operative Arbeit innerhalb der zugeordneten Firma. Rechte können individuell angepasst werden. |
| Viewer | Firmenebene | Für überwiegend lesenden Zugriff innerhalb der zugeordneten Firma. Rechte können individuell angepasst werden. |
User und Viewer arbeiten immer innerhalb der zugeordneten Firma. Firmenübergreifende Verwaltungsaufgaben bleiben Admins vorbehalten.
Berechtigungen
Das Berechtigungssystem unterscheidet in vielen Bereichen zwischen ansehen, bearbeiten und einzelnen Spezialaktionen.
Zu den typischen Berechtigungen gehören unter anderem:
- Benutzer ansehen und bearbeiten
- Prüfmittel ansehen, bearbeiten, archivieren, exportieren, Dateien verwalten und Kommentare hinzufügen
- Kostenstellen ansehen, bearbeiten, löschen sowie Benutzer oder Prüfmittel zuweisen
- Prüfberichte und Prüfanweisungen ansehen und bearbeiten
- Labels, Stammdaten und Zusatzfelder verwalten
- API, Webhooks und Datenexporte separat freigeben
Bestimmte Funktionen bleiben grundsätzlich Admins vorbehalten. Dazu gehören:
- Unternehmens-Account verwalten
- neue Firmen anlegen
- Subscription verwalten
Andere Verwaltungsfunktionen richten sich dagegen nach der konkret vergebenen Berechtigung (3) und nicht nur nach der Gruppe.
Berechtigungen beim Anlegen anpassen
Beim Anlegen eines Benutzers wählen Sie zunächst eine Gruppe. Anschließend können die vorgeschlagenen Berechtigungen geprüft und bei Bedarf individuell angepasst werden (2).
Damit lassen sich Benutzer sehr gezielt freischalten, ohne pauschal umfassende Administratorrechte vergeben zu müssen.
Onboarding
Im Anschluss an das Erstellen eines neuen Benutzers wird die neue Benutzer:in per E-Mail zu Memida eingeladen.
Wird die Einladung durch Klicken auf den entsprechenden Button in der E-Mail angenommen, erhält die Benutzer:in eine weitere E-Mail mit der Aufforderung, ein Kennwort zu vergeben.
Daraufhin öffnet sich der Dialog zur Vergabe eines Kennwortes. Nachdem das Kennwort korrekt vergeben wurde, wird dies noch einmal per E-Mail bestätigt.
Benutzerdetails anzeigen
Durch Klicken auf den Namen eines Benutzers in der Benutzerliste wird der Dialog mit den Benutzerdetails angezeigt. Je nach Berechtigung stehen dort zusätzliche Verwaltungsaktionen zur Verfügung.
Berechtigungen bearbeiten
Die Berechtigungen eines Benutzers können direkt in der Detailansicht (1) und teilweise auch direkt aus der Benutzerliste bearbeitet werden. So lassen sich Berechtigungen ergänzen oder entziehen, ohne die Standardgruppe des Benutzers ändern zu müssen.
Benutzer einer Kostenstelle zuweisen
Am Ende des Dialogs mit den Benutzerdetails wird eine Sektion mit der Liste der Kostenstellen angezeigt, denen die Benutzer:in zugeordnet ist.
Mit dem + am rechten oberen Rand der Sektion kann eine Kostenstelle hinzugefügt werden.
Benachrichtigung für die Kostenstelle aktivieren
Durch einen Klick auf die drei Punkte am Ende jeder Zeile in der Liste kann im erscheinenden Kontextmenü die Benachrichtigung für diese Kostenstelle aktiviert werden.
Benachrichtigung für die Kostenstelle deaktivieren
Durch einen Klick auf die drei Punkte am Ende jeder Zeile in der Liste kann im erscheinenden Kontextmenü die Benachrichtigung für diese Kostenstelle deaktiviert werden.
Benutzer von Kostenstelle entfernen
Durch einen Klick auf die drei Punkte am Ende jeder Zeile in der Liste kann im erscheinenden Kontextmenü die Zuordnung zwischen Benutzer und Kostenstelle entfernt werden.
Einladung erneut versenden
Der Button AKTION bietet die Möglichkeit, die Einladung zu Memida erneut zu versenden.
Diese Aktion muss in einem Dialog noch einmal bestätigt werden, bevor die Einladung verschickt wird.
Benutzer archivieren
Der Button AKTION bietet auch die Möglichkeit, den Benutzeraccount zu archivieren. Archivierte Benutzer:innen verhalten sich wie nicht vorhandene Benutzer. Eine Anmeldung am System ist für archivierte Benutzeraccounts nicht mehr möglich.
Archivierte Benutzer reaktivieren
Archivierte Benutzer:innen werden nicht in der Standardliste angezeigt. Diese können durch einen Klick auf Filter und dann auf Archiviert aufgelistet werden.
Durch Klicken auf den Namen werden die Benutzerdetails angezeigt.
Der Button AKTION bietet bei archivierten Benutzer:innen die Möglichkeit, den Benutzeraccount zu reaktivieren.
Diese Aktion muss in einem Dialog noch einmal bestätigt werden, bevor der Benutzer reaktiviert wird.