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VDI 2623 Datenexport

Überblick​

Memida bietet einen standardisierten Datenexport nach an. Dieser Export ermöglicht es Ihnen, sämtliche Prüfmitteldaten inklusive Kalibrierhistorie und Dokumenten strukturiert aus Memida zu exportieren.

Was ist VDI 2623?​

Die Richtlinie VDI/VDE 2623 des Vereins Deutscher Ingenieure (VDI) definiert eine standardisierte IT-Schnittstelle für das Prüfmittelmanagement. Sie wurde vom VDI/VDE-GMA Fachausschuss 3.23 „IT-Schnittstelle im Prüfmittelmanagement" erarbeitet und beschreibt ein XML-basiertes Austauschformat, das die herstellerübergreifende Übertragung von Prüfmitteldaten ermöglicht.

Memida implementiert die Version 2623:2022-03 (Weißdruck) des Standards und validiert jeden Export vollständig gegen das offizielle XSD-Schema.

Export starten​

  1. Navigieren Sie im memida-Menü zum Bereich Datenexport.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche VDI 2623 Export".
  3. Der Export wird im Hintergrund erstellt. Je nach Datenvolumen kann dies einige Minuten dauern.
  4. Nach Abschluss wird die ZIP-Datei automatisch zum Download bereitgestellt.

Hinweis: Pro Tag ist ein VDI 2623-Export möglich. Ein bereits laufender Export muss abgeschlossen sein, bevor ein neuer gestartet werden kann.

Inhalt des Exports​

Nach dem Entpacken der .zip-Datei finden Sie folgende Struktur:

Memida_export_vdi2623_<uuid>_<datum>.zip
│
├── vdi2623_export.xml        Hauptdatei im VDI 2623 v3 Format
├── README.md                 Dynamisch generierte Code-Referenz
└── documents/                Alle verknüpften Dokumente
    ├── apparatus/<uuid>/     Gerätedokumente (Datenblätter, Zertifikate, etc.)
    └── inspection/<uuid>/    Prüf-/Kalibrierdokumente (Protokolle, Zertifikate)

XML-Datei (vdi2623_export.xml)​

Die XML-Datei folgt exakt der Struktur der VDI 2623 Version 3.0 und wird vor der Auslieferung automatisch gegen das offizielle XSD-Schema validiert. Bei Validierungsfehlern wird der Export abgebrochen und der Fehler protokolliert.

Aufbau der XML-Struktur​

<orders xmlns="https://www.vdi.de/xml/2623">
  <order>
    <header_section>
      <!-- Wirtschaftlich-organisatorischer Teil -->
      <!--   Auftraggeber (buyer) und Auftragnehmer (supplier) -->
    </header_section>
    <technical_section>
      <position>
        <!-- Pro Prüfmittel eine Position -->
        <master_data>
          <!-- Stammdaten des Prüfmittels -->
        </master_data>
        <buyer_data>
          <!-- Prüfpläne und Prüfanweisungen -->
        </buyer_data>
        <supplier_data>
          <!-- Kalibrierungen und Ergebnisse -->
        </supplier_data>
      </position>
      <!-- ... weitere Positionen ... -->
    </technical_section>
  </order>
</orders>

Dokumente​

Alle im System hinterlegten Dokumente, sowohl auf Geräte als auch auf Prüfungsebene, werden automatisch in das ZIP-Archiv aufgenommen. Die Verknüpfung zum jeweiligen XML-Element erfolgt über den Dateinamen.

README​

Jeder Export enthält eine individuell generierte README-Datei mit der vollständigen Referenz aller verwendeten Codes. Da diese Codes teilweise dynamisch aus Ihrer Datenbank erzeugt werden, ist die README spezifisch für Ihren Export.

Z-Code-Referenz​

Der VDI-2623-Standard definiert vordefinierte Codes (z. B. 000–006) für Statuswerte. Darüber hinaus erlaubt der Standard sogenannte Z-Codes (Z01–Z99) für herstellerspezifische Erweiterungen. Memida nutzt diese Z-Codes, um systemspezifische Werte normkonform abzubilden.

Hinweis: Jeder Export enthält eine individuelle README-Datei mit den zum Zeitpunkt des Exports gültigen Z-Code-Zuordnungen. Diese Zuordnung ist verbindlich für die Interpretation der Daten.

Gerätestatus (master_data/status)​

Diese Codes bilden den aktuellen Betriebsstatus eines Prüfmittels ab:

CodeBedeutung
Z01Ohne Überwachung
Z02Nichts zu tun
Z03Fällig in Kürze
Z04Kalibrierung fällig
Z05Überfällig
Z06Nicht verfügbar
Z07Außer Haus
Z08Nicht auffindbar
Z09Überwachungspflicht aufgehoben
Z10Gesperrt
Z11Defekt
Z12Verschrottet
Z13Nicht betriebsbereit
Z14Handlungsbedarf
Z15Archiviert

Prüfergebnis-Codes (result/status)​

Diese Codes geben das Ergebnis einer Kalibrierung oder Prüfung an. Die Zuordnung wird dynamisch aus Ihren im System angelegten Prüfergebnissen generiert (z. B. Z01 = „In Ordnung", Z02 = „Nicht bestanden" usw.).

Die vollständige, aktuelle Zuordnung finden Sie in der README-Datei innerhalb des Exports.

Prüfart-Codes (result/condition)​

Diese Codes geben die Art der durchgeführten Prüfung an. Da die verfügbaren Prüfarten Unternehmenspezifisch konfiguriert werden, erfolgt die Zuordnung sequenziell:

  • Die erste in der Datenbank angelegte Prüfart erhält Z01
  • Die zweite erhält Z02
  • usw.

Auch gelöschte Prüfarten werden im Mapping berücksichtigt, um die Konsistenz über mehrere Exporte hinweg zu gewährleisten.

Dokumenttyp-Codes (document/type)​

Diese Codes klassifizieren die Art eines angehängten Dokuments. Die Zuordnung erfolgt über die im System angelegten Upload-Typen:

CodeBedeutung
Z99Unbekannt / Kein Typ
Z01+Dynamisch aus Ihren Upload-Typen

Schemavalidierung​

Jeder Export wird vor der Auslieferung automatisch gegen das offizielle VDI 2623 XSD-Schema (Version 3.0) validiert. Dadurch ist sichergestellt, dass die erzeugte XML-Datei von jedem VDI-2623-kompatiblen System gelesen werden kann.

Sollte die Validierung fehlschlagen, wird der Export nicht ausgeliefert. Der Fehler wird im System protokolliert und kann über den Export-Status eingesehen werden.

Technische Hinweise​

Zeichenkodierung​

Die XML-Datei verwendet UTF-8 als Zeichenkodierung.

Namensraum​

Alle XML-Elemente befinden sich im VDI-2623-Namensraum:

https://www.vdi.de/xml/2623

Zeitformate​

  • Datumsangaben: YYYY-MM-DD (ISO 8601)
  • Zeitangaben: HH:MM:SS

Intervall-Einheiten​

Kalibrierintervalle verwenden die Einheitencodes gemäß UN/ECE Recommendation 20:

CodeEinheit
DAYTage
WEEWochen
MONMonate
ANNJahre

Identifikation​

  • Prüfmittel werden über ihre Identnummer (id_number) referenziert
  • Zusätzlich wird die UUID jedes Geräts als additional_id_number (Typ 005) exportiert
  • Prüfungen werden über ihre UUID als certificate_number identifiziert

Häufig gestellte Fragen (FAQ)​

Kann ich den Export in ein anderes System importieren? Ja, jedes Prüfmittelverwaltungssystem, das den VDI-2623-Standard (Version 3) unterstützt, kann den Export importieren. Die Z-Codes müssen dort ggf. manuell zugeordnet werden – die README-Datei im Archiv enthält alle notwendigen Informationen dafür.

Warum kann ich nur einmal pro Tag exportieren? Das tägliche Limit verhindert unnötige Systemlast und stellt sicher, dass Exporte bewusst angefordert werden. Bei besonderem Bedarf wenden Sie sich bitte an den Support.

Werden gelöschte Prüfmittel exportiert? Nein. Es werden nur aktive Prüfmittel des Unternehmens exportiert. Gelöschte Prüfarten werden jedoch im Z-Code-Mapping berücksichtigt, damit die Codezuordnung über Exporte hinweg konsistent bleibt.

Welche Dokumente werden exportiert? Alle zum Zeitpunkt des Exports mit einem Prüfmittel oder einer Prüfung verknüpften Uploads werden in das ZIP-Archiv aufgenommen. Die Dateien werden in ihrer Originalform (ohne Konvertierung) exportiert.