Kalibrierscheine importieren

Unter Prüfberichte → Import übernehmen Sie Kalibrierscheine als PDF oder als digitalen Kalibrierschein (DCC) in Memida. Memida analysiert die Dateien, schlägt ein vorhandenes Prüfmittel vor und zeigt die erkannten Angaben zur Kontrolle an. Sie können mehrere Dokumente gemeinsam hochladen und anschließend einzeln prüfen.

Der Upload bereitet den Import vor. Erst mit Prüfberichte anlegen entstehen die Prüfberichte in den jeweiligen Prüfmittelakten. Die manuelle Anlage eines Prüfberichts bleibt für andere Prüfberichtstypen und für die direkte Erfassung verfügbar.

Dateien vorbereiten und hochladen

Der Import unterstützt PDF-Dateien sowie DCC-Dateien im XML-Format. Pro Datei sind höchstens 16 MiB zulässig. DCC-Dateien werden in den Versionen 3.2.1 und 3.3.0 unterstützt. Andere XML-Dateien sind keine DCC-Kalibrierscheine und werden nicht als solche übernommen.

Verwenden Sie für PDF-Importe eine Datei pro Kalibrierschein. Ein Kalibrierschein darf mehrere Seiten umfassen. Enthält eine PDF mehrere eigenständige Kalibrierscheine, müssen Sie diese vor dem Import in einzelne Dateien aufteilen. Für diesen Import ist kein besonderes Schema für den Dateinamen erforderlich.

Abb.:1 Dateiauswahl für den Kalibrierscheinimport

1. Öffnen Sie Prüfberichte → Import.
2. Wählen Sie Dokumente auswählen oder ziehen Sie die Dateien auf Kalibrierscheine hier hineinziehen. Bei einer bereits gefüllten Übersicht verwenden Sie Weitere Dokumente hinzufügen.
3. Warten Sie, bis der Upload abgeschlossen ist. Memida startet die Analyse automatisch und aktualisiert die Importübersicht während der Verarbeitung.

Der Import erstellt keine neuen Prüfmittel. Das zugehörige Prüfmittel muss bereits in Memida angelegt sein. Prüfmittelgruppen, Entwürfe sowie archivierte oder gelöschte Prüfmittel können nicht zugeordnet werden.

Doppelte Dateien vermeiden

Memida überspringt Dateien, die Sie während derselben geöffneten Importseite bereits ausgewählt haben und die denselben Dateinamen, dieselbe Größe und dasselbe Änderungsdatum besitzen. Das ist keine vollständige Dublettenprüfung über alle vorhandenen Prüfberichte. Prüfen Sie deshalb vor einer erneuten Übernahme, ob der Kalibrierschein bereits in der Prüfmittelakte liegt.

Dokumente zur gemeinsamen Bearbeitung freigeben

Eigene Uploads sind zunächst nur für Sie sichtbar. Mit Freigeben übergeben Sie einen Import an die gemeinsame Bearbeitung durch andere berechtigte Benutzer. Die bestehenden Berechtigungen und die Beschränkung auf die zugänglichen Firmen gelten auch nach der Freigabe. Freigeben legt noch keinen Prüfbericht an.

Sie können einzelne, ausgewählte oder alle offenen Importe freigeben:

• Öffnen Sie an einem Dokument Dokumentaktionen öffnen → Freigeben.
• Markieren Sie mehrere Dokumente und wählen Sie die Aktion freigeben mit der angezeigten Anzahl.
• Wählen Sie Alle freigeben, um Ihre noch privaten, offenen Importe gemeinsam zu übergeben.

Alle freigeben bezieht sich auf Ihre offenen Importe, auch auf die gerade nicht angezeigten Listeneinträge. Warten Sie vorher auf den Abschluss aller ausgewählten Uploads. Die Analyse darf noch laufen. Beim ersten Freigeben erläutert Memida die Übergabe; bestätigen Sie den Hinweis mit Verstanden, freigeben.

Wenn Sie Ihre eigenen Importe selbst bearbeiten dürfen, können Sie sie auch direkt prüfen und als Prüfberichte anlegen. Eine vorherige Freigabe ist dafür nicht erforderlich.

Erkannte Angaben kontrollieren und korrigieren

Abb.:2 Erkannte Dokumentdaten und Prüfmittelzuordnung

Öffnen Sie am Dokument Prüfbericht kontrollieren. Der Prüfbereich enthält die Register Prüfdaten und Originaldatei. Vergleichen Sie die erkannten Werte mit dem Kalibrierschein, auch wenn Memida bereits Bereit zum Bestätigen anzeigt.

Unter Erkannte Dokumentdaten (1) finden Sie die aus dem Dokument übernommenen Angaben, beispielsweise Scheinnummer, Kalibrierdatum, Identnummer, Seriennummer oder Kalibrierlabor. Soweit verfügbar, zeigt Memida die Fundstelle und ergänzende Angaben zur Erkennung an. Bei PDF-Dokumenten nennt Memida gegebenenfalls eine Seite; bei DCC-Dateien stammen die Angaben aus den strukturierten XML-Daten.

Prüfen Sie den Vorschlag unter Prüfmittel (2). Im Beispiel stimmt die Seriennummer überein; übernehmen Sie das passende Prüfmittel mit Bestätigen. Kontrollieren Sie anschließend Kalibrierdatum, Prüfberichtstyp und Einsatzentscheidung (3). Eine noch offene Einsatzentscheidung müssen Sie nach Prüfung des Kalibrierscheins und des vorgesehenen Einsatzes ergänzen.

Feld	Ihre Aufgabe
Prüfmittel	Bestätigen Sie die Zuordnung oder wählen Sie das passende vorhandene Prüfmittel.
Kalibrierdatum	Kontrollieren Sie das Datum der Kalibrierung. Verwechseln Sie es nicht mit dem Ausstellungsdatum.
Prüfberichtstyp	Wählen Sie den passenden Typ aus der Kategorie Kalibrierung. Andere Kategorien gehören zur manuellen Anlage.
Einsatzentscheidung	Kontrollieren oder wählen Sie den für den vorgesehenen Einsatz passenden Status des Prüfmittels. Die Konformität laut Dokument und Ihre Einsatzentscheidung sind getrennte Angaben.
Bericht	Prüfen und ergänzen Sie den erzeugten Berichtstext.
Zusätzliche Felder	Ergänzen Sie die für Prüfberichte eingerichteten Pflichtangaben.

Einsatzentscheidung nach Sichtprüfung festlegen

Die Konformität laut Dokument finden Sie ausschließlich unter Erkannte Dokumentdaten. Dort können Sie die erkannte Aussage, den Wortlaut, verfügbare Fundstellen und eine erkannte Entscheidungsregel nachvollziehen. Auch fehlende oder nicht eindeutig zuordenbare Aussagen bleiben dort erkennbar. Ihre Auswahl unter Einsatzentscheidung verändert die Dokumentangaben nicht. Ein Bezug auf VDI 2618 ist für den Import nicht erforderlich; Memida bewertet PDF- und DCC-Scheine nicht nach der Entscheidungsregel der eigenen Kalibrierscheinerstellung neu.

Bei PDF-Importen schlägt Memida die Einsatzentscheidung anhand belegter Dokumentangaben vor. Dabei können auch eine ausdrücklich eingeschränkte Einsatzfähigkeit oder der Zustand vor und nach einem Eingriff berücksichtigt werden. Prüfen Sie den Vorschlag für den vorgesehenen Einsatz und korrigieren Sie ihn bei Bedarf. Die Quellkonformität wird getrennt davon angezeigt und ersetzt diese Entscheidung nicht.

Fehlt im PDF ein Gesamturteil und liegen keine widersprüchlichen oder unklaren Ergebnisangaben vor, kann Memida Einsatzfähig als Vorschlag zur Sichtprüfung vorbereiten. Sie müssen diesen Vorschlag ausdrücklich bestätigen oder eine andere Einsatzentscheidung wählen. Das Öffnen des Dokuments allein bestätigt ihn nicht. Eine fehlende Konformitätsaussage ist kein Nachweis der Einsatzfähigkeit.

Bei DCC-Importen kann Memida aus einem eindeutigen, dem ausgewählten Prüfmittel zugeordneten Gesamturteil die Einsatzentscheidung vorschlagen: bei einer positiven Aussage Einsatzfähig, bei einer negativen Nicht einsatzfähig. Prüfen und ändern Sie den Vorschlag bei Bedarf. Fehlt eine solche Zuordnung oder ist die Aussage bedingt, unklar oder widersprüchlich, legen Sie die Einsatzentscheidung selbst fest. Memida bildet für diesen Vorschlag kein Gesamturteil aus einzelnen Messpunkten.

1. Öffnen Sie Originaldatei und prüfen Sie die Messwerte, die Konformitätsaussage und die Hinweise des Kalibrierscheins.
2. Kontrollieren oder wählen Sie die Einsatzentscheidung für den vorgesehenen Einsatz. Bleibt die Entscheidung offen, klären Sie sie vor der Anlage des Prüfberichts.
3. Mit Prüfberichte anlegen übernehmen Sie die kontrollierte Einsatzentscheidung für die bestätigten Dokumente.

Prüfen Sie jeden betroffenen Kalibrierschein einzeln. Ein Vorschlag oder der Status Bereit zum Bestätigen ersetzt diese Kontrolle nicht.

Das richtige Prüfmittel zuordnen

Memida vergleicht erkannte Ident.Nr. und Seriennummer mit vorhandenen Prüfmitteln. Eine eindeutige Übereinstimmung kann bereits automatisch zugeordnet sein. Wenn beide Nummern erkannt wurden, aber auf unterschiedliche Prüfmittel zeigen oder nur teilweise passen, müssen Sie die Zuordnung prüfen.

Bei mehreren Treffern, Kein Treffer oder einer Meldung zu mehreren Komponenten wählen Sie das passende Prüfmittel ausdrücklich aus. Vergleichen Sie dabei Ident.Nr., Seriennummer und die Beschreibung im Original. Die Auswahl berücksichtigt Ihren verfügbaren Prüfmittelbestand.

Offene Angaben vervollständigen

Unter Bitte noch prüfen zeigt Memida Angaben an, die vor der Anlage fehlen oder geklärt werden müssen. Unter Bitte beachten stehen zusätzliche Hinweise, beispielsweise zur eingeschränkten Dokumentanalyse. Ergänzen Sie die markierten Angaben und prüfen Sie danach den Status erneut.

Im Prüfbereich wechseln Sie mit ← und → zwischen den Dokumenten. Während Sie in einem Eingabefeld schreiben, bleiben die Pfeiltasten für die Texteingabe verfügbar. Schließen Sie den Prüfbereich, um zur Übersicht zurückzukehren.

Memida speichert unvollständige Eingaben und Änderungen an bereits bereiten Importen nicht bei jedem Tastendruck. Sie bleiben beim Wechsel zwischen Dokumenten innerhalb der geöffneten Importseite erhalten, können beim Neuladen oder Verlassen aber verloren gehen. Schließen Sie die Kontrolle deshalb möglichst mit der Anlage der Prüfberichte ab.

Besonderheiten bei DCC-Dateien

Abb.:3 DCC-Details beim Kalibrierscheinimport

Bei einem DCC prüft Memida die unterstützte Version und die XML-Struktur. Unter Originaldatei → DCC-Details (1) sehen Sie Metadaten und die getrennten Angaben zu DCC-Version, Schemaprüfung und Signatur (2). Das Beispiel entspricht dem Schema, enthält aber kein elektronisches Siegel. Enthält das DCC mehrere Prüfmittel, wählen Sie unter Prüfmittel aus dem DCC wählen zunächst das betreffende Objekt und ordnen es anschließend dem passenden Memida-Prüfmittel zu. Ein Import erzeugt einen Prüfbericht für das ausgewählte Prüfmittel.

Ändern Sie die Auswahl im DCC, kontrollieren Sie die Prüfmittelzuordnung und den Berichtstext erneut. Die neue Auswahl kann die bisherige Zuordnung zurücksetzen und einen anderen Berichtstext vorschlagen.

Bei einem DCC, das einen früheren Kalibrierschein ändert oder ersetzt, erscheint Änderung oder Ersetzung bestätigen. Prüfen Sie den Bezug zum vorherigen Dokument und bestätigen Sie den Hinweis. Der Import ersetzt dadurch keinen bestehenden Memida-Prüfbericht automatisch.

Original und lesbare Darstellung unterscheiden

Über Originaldatei herunterladen im Prüfbereich erhalten Sie die hochgeladene XML-Datei. Wenn eine PDF-Darstellung verfügbar ist, kennzeichnet Memida deren Herkunft mit Von Memida aus dem DCC erzeugte Ansicht. Eine noch laufende oder fehlgeschlagene Erstellung der PDF-Darstellung verhindert nicht grundsätzlich die Prüfung der DCC-Metadaten. Das Original bleibt maßgeblich.

Ein vom Kalibrierlabor im DCC eingebettetes PDF ist gegebenenfalls separat über Eingebettetes Labor-PDF herunterladen erreichbar. Es ist von der durch Memida erzeugten Darstellung zu unterscheiden.

Die Schemaprüfung kontrolliert, ob die XML-Datei der unterstützten DCC-Schemaversion entspricht. Der DCC-Import zeigt eine enthaltene Signatur als Signatur noch nicht verifiziert an; ein nicht signiertes Dokument wird als Nicht signiert gekennzeichnet. Der Import bestätigt damit keine eAttestation. Wie Sie das elektronische Siegel gesondert mit Memida Signing prüfen, ist unter Siegel prüfen beschrieben.

Prüfberichte anlegen und Ergebnisse öffnen

DCC-Prüfberichte vor der Anlage kontrollieren

Prüfberichte aus DCC-Importen sind nach der Anlage unveränderlich. Sie können sie anschließend weder bearbeiten noch löschen, auch nicht über die REST-API. Korrigieren Sie Prüfmittelzuordnung, Datum, Einsatzentscheidung und Bericht deshalb vor Prüfberichte anlegen. Diese Unveränderlichkeit betrifft den bestätigten DCC-Prüfbericht; sie gilt nicht pauschal für Prüfberichte aus PDF-Importen.

Wählen Sie in der Importübersicht Prüfberichte anlegen. Memida übernimmt die derzeit bereiten Importe. Dokumente, deren Verarbeitung noch läuft oder deren Angaben noch offen sind, bleiben zur weiteren Bearbeitung in der Übersicht. Sie müssen diese Dokumente nicht verwerfen, um die bereits bereiten Importe abzuschließen.

Memida erstellt für jeden übernommenen Import einen Prüfbericht der Kategorie Kalibrierung am zugeordneten Prüfmittel. Die Originaldatei wird angehängt. Bei DCC-Importen kann eine bereits fertig erzeugte und geprüfte Memida-PDF-Darstellung zusätzlich als Datei übernommen werden. Geänderte Prüfdaten verändern die hochgeladene Originaldatei nicht.

Memida berücksichtigt den neuen Prüfbericht bei der Ermittlung des Prüfmittelzustands und des nächsten Prüfdatums. Das vorhandene Prüfintervall bleibt erhalten; ein im Kalibrierschein erkanntes Intervall oder nächstes Kalibrierdatum überschreibt es beim Import nicht automatisch.

Nach erfolgreicher Anlage zeigt Memida Prüfbericht angelegt. Über Prüfbericht öffnen gelangen Sie zum gespeicherten Bericht. Schlägt die Anlage einzelner Berichte fehl, bleiben diese Importe zur Prüfung sichtbar; bereits erfolgreich angelegte Berichte bleiben gespeichert.

Die Erfolgszeilen und die Anzahl der in diesem Durchlauf angelegten Prüfberichte bleiben für den aktuellen Besuch der Importseite sichtbar. Nach dem Neuladen zeigt die Importübersicht wieder die offenen Importe. Die fertig angelegten Berichte finden Sie weiterhin unter Prüfberichte und in der jeweiligen Prüfmittelakte.

Fehler beheben oder einen Import verwerfen

Die Statusanzeigen helfen bei der Auswahl des nächsten Schritts:

Status	Bedeutung und nächster Schritt
Wartet auf Verarbeitung	Der Upload ist vorhanden; die Analyse startet, sobald die Verarbeitung verfügbar ist.
Dokument wird analysiert	Die Analyse läuft. Memida aktualisiert den Fortschritt.
Prüfung erforderlich	Öffnen Sie die Kontrolle und vervollständigen Sie die markierten Angaben.
Bereit zum Bestätigen	Die Voraussetzungen für die Anlage sind erfüllt. Kontrollieren Sie die Angaben vor Prüfberichte anlegen.
Verarbeitung fehlgeschlagen	Beachten Sie die Fehlermeldung und die angebotenen Aktionen.

Bei vorübergehenden Analysefehlern können Sie über Dokumentaktionen öffnen → Analyse erneut starten denselben Import erneut verarbeiten, sofern Memida die Aktion anbietet. Bereits gespeicherte Korrekturen bleiben grundsätzlich erhalten; prüfen Sie die neu erkannten Angaben und Zuordnungen erneut.

Wenn Manuelle Eingabe möglich erscheint, können Sie die Angaben anhand der Originaldatei selbst ergänzen. Nicht unterstützte DCC-Versionen und ungültige DCC-Dateien können auch mit manuellen Angaben nicht importiert werden. Auch mehrere Kalibrierscheine in einer PDF müssen zuerst in getrennte Quelldateien aufgeteilt werden.

Erneut laden lädt eine fehlgeschlagene Ansicht oder fehlende Auswahlwerte erneut. Diese Aktion ist von Analyse erneut starten zu unterscheiden. Bei einem Änderungskonflikt laden Sie den aktuellen Stand des Imports und kontrollieren Ihre Angaben, bevor Sie die Anlage wiederholen.

Mit Verwerfen beenden Sie einen offenen Import ohne Prüfbericht. Für mehrere ausgewählte Dokumente verwenden Sie die Aktion verwerfen mit der angezeigten Anzahl. Memida entfernt dabei die zum Import gespeicherte Quelldatei und die zugehörigen Darstellungen. Ein verworfener Import lässt sich nicht wieder aufnehmen; für einen neuen Versuch müssen Sie die Originaldatei erneut hochladen. Bereits angelegte Prüfberichte werden durch diese Aktion nicht gelöscht.